La dernière fois, je suis rentrée dans mon bureau et je me suis rendue compte à quel point il a changé depuis des mois. Comptable dans une entreprise traditionnelle de bâtiment, j’avais pour habitude d’avoir un bureau avec des étagères remplies de documents papier. Heureusement, la numérisation est passée par là !
Alors oui, j’ai passé des journées à l’imprimante pour tout scanner et devant mon ordinateur pour tout ranger mais je suis fière de moi.
Un gain de temps considérable avec la GED
Aujourd’hui, grâce à cette mesure et à notre logiciel de GED, tout va beaucoup mieux et on a gagné beaucoup de temps. Le plus compliqué a été de trouver un prestataire qui correspondait à nos attentes.
Nous avons vu plusieurs agences et tester différents logiciels. Le site ged-tout-savoir nous a aussi bien aidé à comprendre l’intérêt des logiciels de GED. Désormais, tout est beaucoup plus simple pour chercher les documents.
La GED, ou Gestion Électronique des Documents, a véritablement révolutionné notre manière de travailler. Avant, chaque fois que je devais retrouver un document, je devais fouiller dans des piles de papiers, ouvrir des classeurs, et parfois même demander à mes collègues s’ils l’avaient vu. C’était non seulement chronophage, mais aussi source de stress. Combien de fois ai-je perdu un document important ou passé des heures à le chercher, alors qu’il était juste sous mon nez ?
Avec la numérisation, tout a changé. Désormais, en quelques clics, je peux retrouver n’importe quel document. Plus besoin de me lever de mon bureau ou de fouiller dans des piles de papiers. Tout est à portée de main, bien rangé dans des dossiers virtuels. Et le meilleur dans tout ça ? Je peux accéder à mes documents de n’importe où, que ce soit de chez moi, en déplacement ou même en vacances. C’est une véritable révolution pour moi et pour toute l’entreprise.
De plus, la GED nous a permis de réaliser des économies considérables. Finis les frais d’impression, les cartouches d’encre et les ramettes de papier. Sans parler de l’espace gagné dans nos locaux. Là où il y avait autrefois des étagères remplies de classeurs, il y a maintenant des espaces de travail collaboratifs, des salles de réunion et des zones de détente pour les employés.
Mais au-delà des avantages pratiques, la GED a aussi un impact positif sur l’environnement. En réduisant notre consommation de papier, nous contribuons à la préservation des forêts et à la réduction de notre empreinte carbone. C’est une démarche éco-responsable dont nous sommes particulièrement fiers.
Cependant, la transition n’a pas été sans défis. Il a fallu former toute l’équipe à l’utilisation du nouveau logiciel, mettre en place des procédures de sauvegarde et de sécurité, et surtout, changer nos habitudes. Mais avec le temps, tout le monde s’est adapté et aujourd’hui, je ne peux plus imaginer travailler sans la GED.
En résumé, la numérisation et la GED ont véritablement transformé notre manière de travailler. C’est un investissement qui en vaut la peine, tant pour les gains de temps et d’efficacité que pour l’impact positif sur l’environnement. Je ne peux que recommander à d’autres entreprises de franchir le pas et d’adopter la GED. C’est une décision que vous ne regretterez pas.